Április 1-jétől új időszámítás veszi kezdetét a vállalkozások adóügyintézésében, miután március 31-én véget ér a kötelező online számlaadat-szolgáltatásra történő zökkenőmentes átállásra biztosított, három hónapos szankciómentes időszak. Az adóhivatal március 31-éig nem szabott ki mulasztási bírságot akkor, ha az érintettek nem, vagy nem megfelelően szolgáltatnak adatot azokról a számláikról, amelyek 2021. január 4-étől újonnan kerültek be az adatszolgáltatással érintett számlák körébe; ezek jellemzően a magánszemélyek részére kiállított számlák.
Az e-számlára való áttérés mögöttes folyamatait és gazdasági hatását is fontos megvizsgálnia a társaságoknak. Az e-számlával nincs tovább szükség a papír alapú számlázásra, nincs postaköltség, nem szükséges az elektronikus aláírás sem, vagy az emailes számlatovábbítás. Befogadói oldalon a számla-feldolgozás automatizálható, a számlák akár kontírozhatóak is az adatszolgáltatás birtokában.
Az új 3.0 NAV online számla adatszolgáltatási séma szerint a számla a kiállító és befogadó által hasznosnak ítélt adatokkal is kiegészíthető az XML, elősegítendő az automatizált feldolgozást. Azt azonban, hogy melyik cégnél, mely adatok teszik lehetővé az automatizációt, például a megrendelési szám, a szállítólevél szám, vagy a szerződésszám feltüntetése lesz ehhez szükséges, már egyéni szinten kell eldönteni.
Mit is jelent az e-számla lehetőség a cégek számára a gyakorlatban?
Amennyiben az érintett cégek elektronikus számlázásban állapodnak meg, lehetőség van arra, hogy az adóhatóság felé továbbítandó számla XML-t tekintsék számlának. Így a kibocsátott számla és az adatszolgáltatás nem különül el egymástól, ebben a folyamatban kell megoldani, minden, a számlához kapcsolódó kérdést mindkét fél oldalán.
Ahogy a fentiekből is következik az XML=e-számla esetben az online számla adatszolgáltatásban nemcsak az Áfa-törvény szerinti kötelező adattartalmat kell szerepeltetni, hanem a számla teljes adattartalmát. Az online számla adatszolgáltatásban a számla kibocsátónak jeleznie kell azt is, hogy részéről elektronikus számla kerül továbbításra. Azt, hogy az e-számla hogyan jut el a számla befogadóhoz, az érintetteknek tisztázniuk kell egymás között és mindkét félnek el kell fogadnia az új metódust.
Az e-számlára is érvényes az Áfa-törvény hitelességi elvárása
A számla hitelességét, adattartalmának módosíthatatlanságát az e-számla ezen esetében egy titkosítási algoritmus, a hash kód garantálja. A hash kód egy egyedi azonosítót, lenyomatot képez az adott xml-ből, annak tartalma alapján. Bármilyen változtatás történne az adott xml-ben, akár csak egyetlen karakter megváltoztatásával a hash kód is megváltozik. Az online számla adatszolgáltatás során az xml-ből képzett hash kód-ot is be kell küldeni a NAV felé. Ezért az elektronikus számlák esetében eddig leggyakrabban alkalmazott, elektronikus aláírásra sincs szükség az XML-ből előállt e-számlánál. Egy esetleges adóellenőrzés során is az xml-t, mint számlát kell átadnia a számlakiállítónak az adóellenőr részére, és a hash kód alapján az adóhatóság ellenőrizni tudja, hogy a számla adattartalma nem sérült-e.
Az e-számla befogadói oldala
A nagyobb cégek gyakorlatától eddig sem volt idegen az e-számlára törekvés a beszállítók bevonásával, hogy a számlakiállítási és -fizetési folyamatok a lehető leggyorsabban és átláthatóbban fussanak le.
A számlabefogadók is le tudják tölteni a számla xml-t az adóhatóság adatbázisából, gép-gép kapcsolaton keresztül. Mindez azt is jelenti, hogy adólevonási jog tárgyi feltétele az xml fájl meglétével teljesül. Az adattartalom természetesen más formátumban is megkapható a partnertől – például a számlakép pdf formátumban -, azonban az adólevonási jog csak az xml birtokában gyakorolható, ezért a számlaadatszolgáltatás lekérésére mindenképpen szükség lesz. Amennyiben nem kerül letöltésre az e-számla, az áfalevonási-jog is sérül.
Az e-számlázás bevezetéséről érdemes írásban megállapodni a partnerekkel
Bár a törvény szerint nem kötelező az írásbeli megállapodás az elektronikus számlázásról a NAV e-számla xml használata esetén – a szóbeli megállapodás vagy ráutaló magatartás is elegendő –, azonban mégis ezt javasolnánk az érintetteknek. Az írásbeli megállapodás történhet akár szerződésben, akár emailváltásban, ahol a felek tisztázzák, hogy az xml-t, mint elektronikus számlát tekintik ezentúl hivatalos adózási dokumentumnak. Érdemes pontosan tisztázni, hogy mikor tekintik az e-számlát befogadottnak, továbbá, hogy járjanak el abban az esetben, ha az Adóhatóság rendszere nem elérhető egy adott időpillanatban.
Források:
https://adozona.hu/2021_es_adovaltozasok/Tallai_uj_vilag_jon_az_adohivatalnal_aprili_G6F8J4
https://www.portfolio.hu/gazdasag/20210322/mar-csak-par-nap-es-uj-vilag-jon-a-nav-nal-475112
Szerkesztette: Bc. Szabó Mihály junior könyvelő, Paragraf Könyvelő Iroda
